Når en ansatt slutter

Viktigheten av personvern og sikker e-posthåndtering

Når en ansatt forlater en bedrift, oppstår det ofte spørsmål om hvordan man skal håndtere deres e-postkonto. En vanlig løsning er å sette opp videresending av e-posten til en annen person i bedriften, men dette kan medføre alvorlige personvern- og sikkerhetsutfordringer.


Personvernrisiko ved videresending av e-post

E-postkontoen til en tidligere ansatt kan inneholde en stor mengde sensitiv informasjon, både om vedkommende selv, kollegaer, kunder og forretningspartnere. Ved å videresende e-posten til en annen person i bedriften, kan man utilsiktet bryte personvernlovgivningen og utsette bedriften for juridiske og etiske problemer.


Noen av risikoene inkluderer:

Brudd på GDPR og andre personvernlover – Personopplysninger om kunder eller ansatte kan bli delt uten samtykke.

Manglende kontroll over sensitiv informasjon – Konfidensielle dokumenter og private samtaler kan havne hos uvedkommende.

Sikkerhetsrisikoer – Hvis den nye mottakeren blir kompromittert, kan også tidligere ansattes e-post bli eksponert.


Sikker håndtering av e-post når en ansatt slutter

For å sikre at bedriften overholder personvernregler og samtidig beskytter sensitiv informasjon, anbefales følgende tiltak:

Deaktiver e-postkontoen umiddelbart etter at den ansatte slutter.

Sett opp et automatisk svar som informerer avsendere om en ny kontaktperson.

Gå gjennom relevante e-poster før de slettes i samråd med den ansatte før vedkommende forlater bedriften.

Arkiver nødvendig informasjon på en sikker måte uten å videresende personlige meldinger.

Sørg for tydelige retningslinjer for håndtering av tidligere ansattes data i bedriftens IT- og sikkerhetspolicy.


Konklusjon

Å videresende e-post fra en tidligere ansatt til en annen person i bedriften kan virke som en praktisk løsning, men det medfører betydelige risikoer for personvern og sikkerhet. Ved å følge gode rutiner for håndtering av e-post ved fratredelse, sikrer man at både bedriften og dens interessenter er beskyttet mot juridiske og etiske utfordringer.

Av Marius S. Eriksrud 1. januar 2025
- En farlig misforståelse innen IT-sikkerhet
Av Marius S. Eriksrud 4. oktober 2024
Mange virksomheter og privatpersoner tror at de har en fullverdig backup-løsning bare fordi de lagrer filer i skytjenester som OneDrive, Dropbox eller Google Drive. Dette er en farlig misforståelse som kan føre til tap av data dersom noe går galt. Forskjellen mellom skylagring og backup Det er viktig å forstå at skylagring og backup ikke er det samme. Skylagring (OneDrive, Dropbox, Google Drive, etc.) Primært designet for enkel tilgang og synkronisering av filer på tvers av enheter. Hvis en fil slettes eller overskrives, blir endringen ofte synkronisert på alle enheter umiddelbart. Gir ofte begrenset versjonskontroll, men ikke en omfattende backup-løsning. Backup-løsning Tar periodiske sikkerhetskopier av data for å beskytte mot utilsiktet sletting, korrupsjon eller cyberangrep. Beholder flere versjoner av filer over tid. Kan lagre data på separate, sikre steder for ekstra beskyttelse. Risiko ved å stole på skylagring alene Utilsiktet sletting – Hvis du ved et uhell sletter en fil eller mappe i OneDrive eller Dropbox, blir den slettet overalt hvor tjenesten er synkronisert. Ransomware-angrep – Hvis enheten din blir infisert med ransomware, kan også de synkroniserte filene dine bli kryptert og utilgjengelige. Begrenset versjonshistorikk – Mange skytjenester har kun et begrenset antall versjoner av filer tilgjengelig, noe som kan gjøre det vanskelig å gjenopprette eldre versjoner. Konto-kompromittering – Hvis en angriper får tilgang til din skylagringskonto, kan de endre eller slette dataene dine uten mulighet for gjenoppretting. Hvordan sikre en ekte backup-løsning For å beskytte dataene dine, bør du implementere en skikkelig backup-strategi: Bruk en dedikert backup-tjeneste som tar regelmessige sikkerhetskopier og lagrer dem separat fra skylagringen. Følg 3-2-1-regelen for backup: Ha tre kopier av dataene, på to forskjellige lagringsmedier, hvor minst én kopi er lagret eksternt. Automatiser backup-prosessen slik at du ikke er avhengig av manuelle kopier. Test gjenoppretting jevnlig for å sikre at backupene faktisk fungerer når du trenger dem. Konklusjon OneDrive, Dropbox og lignende tjenester er nyttige for å lagre og synkronisere filer, men de erstatter ikke en ekte backup-løsning. For å beskytte deg mot datatap, må du sørge for at du har en dedikert backup-løsning som lagrer data på en sikker og pålitelig måte.
Av Robin Helgesen 1. februar 2024
Vårt datterselskap E2 Solutions AS er kåret til DN Gaselle bedrift i 2023! E2 Solutions AS er en Shopify Partner som leverer design og utvikling av nettbutikk, integrasjon mot EDI-/fraktsystemer, betalingsløsninger og gunstige fraktavtaler, - samt support og rådgivning på Shopify e-handel plattformen. I tillegg leverer de nettsider, logodesign, domener, opplæring, bilder, webhotell og