Viktigheten av personvern og sikker e-posthåndtering
Når en ansatt forlater en bedrift, oppstår det ofte spørsmål om hvordan man skal håndtere deres e-postkonto. En vanlig løsning er å sette opp videresending av e-posten til en annen person i bedriften, men dette kan medføre alvorlige personvern- og sikkerhetsutfordringer.
Personvernrisiko ved videresending av e-post
E-postkontoen til en tidligere ansatt kan inneholde en stor mengde sensitiv informasjon, både om vedkommende selv, kollegaer, kunder og forretningspartnere. Ved å videresende e-posten til en annen person i bedriften, kan man utilsiktet bryte personvernlovgivningen og utsette bedriften for juridiske og etiske problemer.
Noen av risikoene inkluderer:
Brudd på GDPR og andre personvernlover – Personopplysninger om kunder eller ansatte kan bli delt uten samtykke.
Manglende kontroll over sensitiv informasjon – Konfidensielle dokumenter og private samtaler kan havne hos uvedkommende.
Sikkerhetsrisikoer – Hvis den nye mottakeren blir kompromittert, kan også tidligere ansattes e-post bli eksponert.
Sikker håndtering av e-post når en ansatt slutter
For å sikre at bedriften overholder personvernregler og samtidig beskytter sensitiv informasjon, anbefales følgende tiltak:
Deaktiver e-postkontoen umiddelbart etter at den ansatte slutter.
Sett opp et automatisk svar som informerer avsendere om en ny kontaktperson.
Gå gjennom relevante e-poster før de slettes i samråd med den ansatte før vedkommende forlater bedriften.
Arkiver nødvendig informasjon på en sikker måte uten å videresende personlige meldinger.
Sørg for tydelige retningslinjer for håndtering av tidligere ansattes data i bedriftens IT- og sikkerhetspolicy.
Konklusjon
Å videresende e-post fra en tidligere ansatt til en annen person i bedriften kan virke som en praktisk løsning, men det medfører betydelige risikoer for personvern og sikkerhet. Ved å følge gode rutiner for håndtering av e-post ved fratredelse, sikrer man at både bedriften og dens interessenter er beskyttet mot juridiske og etiske utfordringer.
Bestill en gratis gjennomgang av deres IT-miljø fra én av våre eksperter
Informasjonskapsler
Personvernerklæring
Generelle vilkår
Alle rettigheter forbeholdt | Konsept-IT AS